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Institut NEMA Date d’entrée en vigueur : 26 août 2026
L’Institut NEMA accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés.
La présente politique explique quels renseignements peuvent être recueillis lorsque vous utilisez le site sophieroyperron.com, remplissez un formulaire, communiquez avec nous ou participez à une activité de l’Institut NEMA. Elle présente également les raisons de cette collecte, la façon dont les renseignements peuvent être utilisés et vos droits à leur égard.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne ayant la plus haute autorité au sein de l’Institut NEMA agit comme responsable de la protection des renseignements personnels.
Responsables : Sophie Roy Perron et Karine Langlois Courriel : [email protected]
Vous pouvez communiquer avec la responsable pour poser une question, demander l’accès à vos renseignements, demander une correction, retirer un consentement ou formuler une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels.
2. Renseignements que nous pouvons recueillir
Selon votre interaction avec l’Institut NEMA, nous pouvons recueillir :
- votre prénom et votre nom;
- votre adresse courriel et, lorsque nécessaire, votre numéro de téléphone;
- les renseignements que vous fournissez dans un formulaire;
- votre profil général, vos champs d’intérêt et les types de projets qui pourraient vous intéresser;
- vos réponses, commentaires, observations et rétroactions;
- les renseignements nécessaires à une inscription, une commande ou une transaction;
- nos communications avec vous;
- certains renseignements techniques liés à votre navigation, comme votre adresse IP, le type d’appareil ou de - navigateur utilisé et les pages consultées;
- les renseignements recueillis au moyen de témoins de connexion lorsque ceux-ci sont utilisés.
Nous vous demandons de ne pas transmettre, dans les champs ouverts de nos formulaires, le nom, le diagnostic ou tout autre renseignement permettant d’identifier un enfant ou une autre personne.
3. Pourquoi nous recueillons ces renseignements
Les renseignements recueillis peuvent servir à :
- répondre à une demande ou communiquer avec vous;
- gérer votre inscription au bassin des membres fondateurs;
- vous transmettre les communications auxquelles vous avez consenti;
- vous présenter les projets correspondant aux intérêts que vous avez indiqués;
- gérer une inscription, une participation, une commande ou un paiement;
- offrir les produits, ressources, ateliers, programmes ou services demandés;
- recueillir votre rétroaction lorsque vous choisissez de participer à un projet;
- améliorer la clarté, la pertinence et le fonctionnement des outils et des plateformes de l’Institut NEMA;
- assurer la sécurité du site et prévenir les utilisations frauduleuses;
- respecter les obligations légales applicables.
Nous recueillons uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires aux fins annoncées.
4. Consentement
Lorsque la loi l’exige, nous recueillons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels.
Votre consentement doit être donné de façon libre et claire. Les cases de consentement aux communications électroniques ne sont pas précochées.
Vous pouvez retirer votre consentement aux communications électroniques en tout temps en utilisant le mécanisme de désabonnement présent dans nos courriels ou en écrivant à [email protected].
Le retrait d’un consentement n’annule pas les utilisations déjà effectuées conformément à la loi. Il peut toutefois nous empêcher de continuer à vous offrir une communication ou un service qui dépend de ce consentement.
5. Communications électroniques
Lorsque vous consentez à recevoir les communications de l’Institut NEMA, nous pouvons vous transmettre des nouvelles, des invitations, des ressources et des offres liées à nos projets.
Chaque message électronique commercial comprend les renseignements d’identification requis ainsi qu’un mécanisme permettant de vous désabonner.
Nous conservons les renseignements nécessaires pour démontrer l’obtention de votre consentement.
6. Communication à des fournisseurs de services
L’Institut NEMA peut faire appel à des fournisseurs technologiques pour assurer notamment :
- l’hébergement et le fonctionnement du site;
- la gestion des formulaires et des relations avec les contacts;
- l’envoi de courriels;
- la gestion des inscriptions;
- le traitement sécurisé des paiements;
- l’analyse du fonctionnement et de la fréquentation du site;
- le stockage et la protection des données.
Ces fournisseurs reçoivent uniquement les renseignements nécessaires à l’exécution de leurs services. Ils doivent traiter ces renseignements conformément à leurs obligations contractuelles et aux lois applicables.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
7. Traitement à l’extérieur du Québec
Certains fournisseurs technologiques peuvent héberger ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada.
Dans ce cas, les renseignements peuvent être soumis aux lois de la juridiction où ils sont traités. L’Institut NEMA prend les mesures raisonnables requises avant une telle communication afin d’évaluer les facteurs applicables et de protéger les renseignements concernés.
8. Témoins de connexion et technologies similaires
Le site peut utiliser des témoins de connexion essentiels à son fonctionnement.
D’autres témoins peuvent être utilisés pour mesurer la fréquentation, comprendre l’utilisation du site ou soutenir certaines communications. Lorsque la loi l’exige, ces témoins ne sont activés qu’après l’obtention de votre consentement.
Vous pouvez également contrôler certains témoins à partir des paramètres de votre navigateur. Leur désactivation peut toutefois limiter certaines fonctions du site.
9. Profilage et personnalisation
Les réponses concernant vos intérêts ou votre réalité peuvent servir à organiser les communications et à vous présenter des projets susceptibles de vous concerner.
Elles ne sont pas utilisées pour établir un diagnostic ni pour prendre une décision automatisée produisant un effet juridique ou important à votre égard.
10. Conservation et destruction
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter les obligations légales applicables.
Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables.
11. Mesures de protection
L’Institut NEMA met en place des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, l’utilisation inadéquate ou la communication non autorisée.
Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.
12. Vos droits
Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez demander :
- de connaître les renseignements personnels détenus à votre sujet;
- d’accéder à ces renseignements;
- de faire corriger un renseignement inexact ou incomplet;
- de retirer un consentement;
- de faire cesser la diffusion d’un renseignement lorsque la loi le permet;
- d’obtenir de l’information sur l’utilisation ou la communication de vos renseignements;
- de formuler une plainte concernant leur traitement.
Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à [email protected]. Nous pourrons devoir confirmer votre identité avant de répondre à votre demande.
13. Renseignements concernant les enfants
Le formulaire d’inscription au bassin des membres fondateurs s’adresse aux personnes de 18 ans et plus.
Nous demandons aux adultes de ne pas inscrire dans les formulaires ouverts de renseignements permettant d’identifier un enfant. Si vous croyez que de tels renseignements nous ont été transmis, communiquez avec nous afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.
14. Sites et services externes
Le site peut contenir des liens vers des plateformes ou des sites exploités par des tiers. Le traitement des renseignements effectué sur ces plateformes est régi par leurs propres politiques de confidentialité.
Nous vous invitons à les consulter avant de leur transmettre des renseignements personnels.
15. Modifications à la politique
La présente politique peut être mise à jour afin de refléter une modification de nos pratiques ou des exigences applicables.
La version en vigueur est celle publiée sur le site. La date d’entrée en vigueur est indiquée au début de la politique. Toute modification importante sera portée à l’attention des personnes concernées lorsque la loi l’exige.
16. Nous joindre
Pour toute question, demande ou plainte concernant cette politique ou la protection de vos renseignements personnels :
Sophie Roy Perron et Karine Langlois Responsables de la protection des renseignements personnels
